ARCHIVISTICA. - È la dottrina che studia l'ordinamento, l'amministrazione, la conservazione degli archivi, insegnando in pari tempo a conoscerne la storia, l'essenza e la struttura. Data l'ampiezza dei suoi limiti, l'a. deve necessariamente ricorrere all'ausilio di altre discipline, quali la paleografia, utile per la lettura delle antiche scritture, la diplomatica per la classificazione dei documenti, la sfragistica per la conoscenza dei sigilli, la storia del diritto e delle istituzioni per l'interpretazione giuridica degli atti ed infine la chimica per provvedere i rimedi adatti alla conservazione ed al restauro delle pergamene e delle carte.
L'a., intesa come insieme di norme per regolare il movimento e la vita degli archivi, ha un'origine al-quanto remota; intesa invece come dottrina per la trattazione scientifica dei problemi inerenti, data da non più di tre secoli; sorge, infatti, nel suo conte
nuto moderno, accanto alla paleografia ed alla diplomatica sulla fine del '600, allorché sugli archivi cominciarono a convergere le discussioni da parte dei dotti.
Per aver superato i confini del puro ordinamento interno del materiale custodito negli archivi, che pur tuttavia seguita a costituire il fondamento della scienza attuale, l'a. rivolge oggi la sua particolare attenzione anche alla soluzione di tutti quei problemi che investono il campo dell'organizzazione esterna di un archivio. Essa quindi suggerisce i criteri cui attenersi nella scelta del luogo e del suolo edificatorio; nella costruzione dell'edificio, nella distribuzione e disposizione dei locali, nei sistemi di illuminazione e di riscaldamento dei medesimi; come pure dà istruzioni per l'arredamento dei depositi, delle sale destinate al pubblico e degli uffici. Speciali cure, poi, l'a. deve prestare alla manutenzione così dei locali come della suppellettile ivi contenuta, dettando all'uopo tutta una serie di accorgimenti che valgono ad assicurarne l'igiene.
Oggetto proprio dell'a. resta, comunque, l'organizzazione interna di un archivio, per cui di un archivio formato essa prende in esame il contenuto al fine di ordinarlo, agevolandone agli studiosi il pratico uso.
Il materiale archivistico può venire considerato sotto un duplice punto di vista: formale e scientifico. Riguardato sotto il primo aspetto resta diviso in tre categorie: pergamene, che son quelle che costituiscono il fondo più scoppiato di un archivio, data la loro importanza e vetustà; volumi, di cui i tipi principali sono rappresentati dai registri, che contengono copia dei documenti spediti da un ente; dai cartulari, contenenti invece copia dei documenti ricevuti; dai protocolli, che contengono insieme la registrazione degli atti spediti e ricevuti; carte sciolte, costituite da minute di lettere spedite, ricevute, allegati diversi (relazioni, conti, piante, ecc.), variamente raggruppate.
Esaminato dal punto di vista scientifico, il materiale archivistico si divide ugualmente in tre categorie: documenti, atti, scritture, intendendo per documenti, in senso lato, qualunque scritto che ci dia notizia di un fatto; per atti, quelle scritture che precedono e seguono un documento (ad es. le minute), destinate a rimanere presso l'ufficio di spedizione e che danno conto delle fasi attraverso cui è passata la trattazione di un affare; per scritture, quegli scritti che non partecipano della natura delle due precedenti categorie (es.: carteggi, lettere private, conti, ecc.).
La classificazione così fatta del materiale d'archivio è necessaria ai fini dell'ordinamento eseguito sulla base di sistemi diversi, quali di applicazione materiale, come il cronologico e l'alfabetico, quali basati sopra lo studio interno della materia, come il decimale e per materie.
Il sistema cronologico, che raccoglie tutte le scritture secondo l'ordine assoluto della data, ritenuta come elemento principale, presenta inconvenienti talora seri, che ne sconsigliano perciò l'uso. Basta citare il fatto che non tutti i documenti sono datati e non tutti sono staccati, e lo snaturamento dei documenti per la perdita di connessione tra vari documenti che riflettono un solo affare, ma che non sono dello stesso anno. Il sistema alfabetico ordinato gli atti secondo l'iniziale di una parola indice, che può essere un nome comune oppure un nome personale e geografico; pur presentando un lieve vantaggio rispetto al precedente, anche questo sistema non è privo di inconvenienti, quali ad es. la diversa grafia sotto cui può presentarsi a volte uno stesso nome. Il sistema decimale di M. Dewey a base di simboli numerici variamente combinati, si presta ad una collocazione teorica, ma non pratica dei documenti. Il sistema per materie, abbastanza artificioso, distribuisce il materiale sotto determinate parole d'ordine.
Una volta ordinato e collocato il materiale archivistico secondo uno dei sistemi testé ricordati, si procede alla formazione dell'inventario con il quale si vuole offrire un elenco completo di tutte le pergamene, volumi e carte sciolte, precedentemente catalogati e numerati, che si trovano in un determinato locale. Di qui discende la pratica utilità di
un inventario necessario per provare materialmente l’esistenza di un pezzo archivistico, per cui è utile distinguerlo in tante sezioni quante sono quelle in cui è diviso un archivio. L’inventario che può venire steso in tutto o in parte durante l’ordinamento stesso del materiale, serve quindi a dare genericamente una indicazione di quel che si racchiude in un archivio, prescinde perciò stesso dal fornire la descrizione dei singoli elementi custoditi, alla cui esigenza risponde, invece, il repertorio che in sintesi offre al consultatore la conoscenza specifica del contenuto dei documenti, indicando nel contempo in quale fondo dell’archivio si trovino documenti su un argomento determinato. Tuttavia in ogni inventario si avrà cura di segnalare per ciascun documento se si tratta di un originale di una copia, specificandone in quest’ultimo caso la qualità, se sia cioè una copia semplice o una copia figurata, una copia autenticata (vidimus) o una copia notarile, una spedizione o una conferma.
Ad integrare le indicazioni fornite dall’inventario concorrono i registri, che forniscono in compendio, per quei documenti la cui importanza lo richieda, i tratti essenziali dei registri, il regesto, oltre che ad avvantaggiare lo studio nelle proprie ricerche, costituisce pure una garanzia di conservazione del materiale archivistico, limitandone il maneggio.
Negli archivi generali, costituiti con i depositi di più archivi speciali, si rende necessaria la compilazione di un indice unico dei vari inventari, registri e repertori che fornisca allo studioso le indicazioni attuali con gli opportuni riferimenti alle più antiche. Un ottimo esempio è quello offerto dall’Archivio Segreto Vaticano con la pubblicazione dei due volumi dei *Sussidi per la consultazione dell’Archivio Vaticano*, inseriti nella collezione *Studii e Testi* della Biblioteca Apostolica Vaticana, 45 e 55 (Roma 1926 e Città del Vaticano 1931).
**